Personen, Datenschutz und DSGVO

Wie die Daten von Ausleihenden verwaltet und entfernt werden und wer dafür verantwortlich ist.

Personen werden automatisch hinzugefügt, wenn ihr etwas verleiht oder eine Buchung annehmt. Unter Personen könnt ihr suchen, die Ausleihen jeder Person sehen und Kontaktdaten ändern.

Die Verantwortung eurer Organisation

Eure Organisation ist Verantwortlicher für die Daten ihrer Ausleihenden, und wir sind euer Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (auf Englisch), den ihr bei der Registrierung akzeptiert habt. Speichert nur, was ihr braucht: Für eine Ausleihe reicht ein Name. Schreibt keine sensiblen Angaben wie Gesundheitsdaten oder Ausweisnummern in Notizen oder Nachrichten. Sind eure Ausleihenden Kinder, seid besonders sorgfältig und informiert sie und bei Bedarf ihre Erziehungsberechtigten.

Eine Person entfernen

Öffnet die Person und drückt auf Person entfernen. Name und Kontaktdaten werden gelöscht, die Historie der Ausleihen bleibt ohne sie erhalten. Was die Person ausgeliehen hat, muss vorher zurückgegeben sein.

Das Entfernen macht auch einen Platz frei, wenn ihr Free mit seiner Grenze von 50 Ausleihenden nutzt.

Automatisches Entfernen

Unter Einstellungen → Organisation wählt ihr unter Inaktive Ausleihende entfernen nach, wie lange inaktive Ausleihende gespeichert bleiben. Das sind 24 Monate, wenn ihr nichts ändert, gerechnet ab der letzten Ausleihe oder Rückgabe. Personen, die etwas ausgeliehen haben, werden nie entfernt.

Wenn jemand nach seinen Daten fragt

Ihr könnt selbst antworten: Die Seite der Person zeigt ihre Daten, und Personen lässt sich nach Excel exportieren. Siehe auch Daten exportieren und löschen.