Personnes, confidentialité et RGPD

Comment les données des emprunteurs sont gérées et supprimées, et qui en répond.

Les personnes sont ajoutées automatiquement quand vous prêtez quelque chose ou prenez une réservation. Sous Personnes, vous pouvez chercher, voir les prêts de chacun et modifier les coordonnées.

La responsabilité de votre organisation

Votre organisation est responsable du traitement des données de ses emprunteurs, et nous sommes votre sous-traitant au titre de notre accord de traitement des données (en anglais), accepté lors de l’inscription. Ne conservez que ce dont vous avez besoin : un nom suffit pour un prêt. N’écrivez pas d’informations sensibles, comme des données de santé ou des numéros d’identité, dans les notes ou les messages. Si vos emprunteurs sont des enfants, soyez particulièrement attentif et informez-les, ainsi que leurs tuteurs si nécessaire.

Supprimer une personne

Ouvrez la personne et appuyez sur Supprimer la personne. Le nom et les coordonnées sont effacés, tandis que l’historique des prêts reste sans eux. Ce qu’elle a emprunté doit d’abord être rendu.

Supprimer quelqu’un libère aussi une place, si vous êtes sur Free avec sa limite de 50 emprunteurs.

Suppression automatique

Sous Paramètres → Organisation, choisissez la durée de conservation des emprunteurs inactifs avec Supprimer les emprunteurs inactifs après. C’est 24 mois si vous ne changez rien, à compter de leur dernier prêt ou retour. Les personnes qui ont quelque chose en prêt ne sont jamais supprimées.

Si quelqu’un demande ses données

Vous pouvez répondre vous-même : la page de la personne montre ses données, et Personnes peut être exporté vers Excel. Voir aussi Exporter et supprimer des données.