Personen, privacy en AVG

Hoe gegevens van leners worden beheerd en verwijderd, en wie ervoor verantwoordelijk is.

Personen worden automatisch toegevoegd als je iets uitleent of een reservering aanneemt. Onder Personen kun je zoeken, de uitleningen van iedereen zien en contactgegevens wijzigen.

De verantwoordelijkheid van je organisatie

Je organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leners, en wij zijn je verwerker volgens onze verwerkersovereenkomst (in het Engels), die je bij de aanmelding hebt geaccepteerd. Bewaar alleen wat je nodig hebt: voor een uitlening is een naam genoeg. Schrijf geen gevoelige gegevens, zoals gezondheidsgegevens of burgerservicenummers, in notities of berichten. Zijn je leners kinderen, wees dan extra zorgvuldig en informeer hen en zo nodig hun ouders of voogden.

Een persoon verwijderen

Open de persoon en druk op Persoon verwijderen. Naam en contactgegevens worden gewist, terwijl de geschiedenis van uitleningen zonder hen blijft bestaan. Wat de persoon heeft geleend, moet eerst zijn ingeleverd.

Iemand verwijderen maakt ook een plaats vrij, als je Free gebruikt met de limiet van 50 leners.

Automatisch verwijderen

Onder Instellingen → Organisatie kies je bij Inactieve leners verwijderen na hoe lang inactieve leners worden bewaard. Dat is 24 maanden als je niets wijzigt, gerekend vanaf de laatste uitlening of inlevering. Personen die iets hebben geleend, worden nooit verwijderd.

Als iemand om zijn of haar gegevens vraagt

Je kunt zelf antwoorden: de pagina van de persoon toont de gegevens, en Personen kan naar Excel worden geëxporteerd. Zie ook Gegevens exporteren en verwijderen.